近鉄不動産株式会社は、総合デベロッパーとして、近畿圏を中心にオフィスビルの賃貸や商業施設の運営、マンション・戸建の分譲事業、不動産仲介事業、リフォーム事業、駐車場事業、高架下事業、農業事業、ゴルフ場の経営などを幅広く展開。

近畿圏で11拠点にて、“営業担当者”と“庶務担当者”がそれぞれの情報を入力。新しい法改正で、まだ社内にも知見を有する者がいないこともあり、「知らない人が知らないことを入力している状態」となってしまい、正しい申請や書類作成が困難な状態だったそうです。そこで、UNI-PORT導入の決め手や効果を伺いました。

ご担当者様：ハウジング事業本部 ハウジング事業部 技術部長 河合様／技術開発 チーフ 青柳様／技術開発 赤松様／技術開発 安部様

導入前の状況や課題を教えてください

私たちは、関西・東海圏の近鉄沿線を中心に、戸建て・マンションから商業施設までリフォーム事業やリノベーション事業を展開しております。

2020年4月より順次実施されたアスベスト（石綿）の法令改正を受け、行政への電子報告（gBizID）制度が始まってから半年間程は自分たちで直接gBizIDへ入力をして電子報告をしたり、Excelを使って看板・各種書類を自作する等して、アスベスト（石綿）管理業務を自社で対応・運用しておりました。

具体的には、現場の営業担当者が申請や書類作成に必要な情報をオフィスに持ち帰ってその情報をオフィスの事務スタッフが入力し、行政報告や書類・看板の作成をしておりました。

ところが、新しく出来た制度・法律ということもあり、社内では右も左もわからないまま対応を進めざるを得ない状態でした。そのため、「知らない人が知らないものを作っている」という状態になってしまい、抜け漏れやチェックミス等が頻発していました。

また、法令の知識だけではなく、法令に則った全店舗共通の運用フローの構築もままならない状態でした。

「このままではいけない」ということで、行政が出している見本等を近畿圏の11拠点にアナウンス等したのですが、どうしても伝言ゲームのようになってしまい、正しい運用は出来ないままでした。

UNI-PORTを知った経緯や導入のきっかけを教えてください。

元々「株式会社ユニバース（株式会社EMS グループ企業）」に、産業廃棄物の管理やフローの見直し・契約書の改善等のコンサルティングを依頼していたのですが、その中で、アスベストの法令改正の話が出てきました。「今お願いしている産業廃棄物だけではなく、アスベストの方も対応しなくてはいけない」という話が生まれた際に、株式会社ユニバース様から「実はアスベストの法令対応・業務管理が出来るシステムを開発中なんです。」というお話を受けたのが、UNI-PORTを知ったきっかけです。

当時は、「法令改正が始まったから、やらなくては」と社内での対応をとにかくスタートさせたのですが、「具体的に現場でどのように対応すれば良いのか？」がわからず、頭を抱えておりました。

そんなタイミングでUNI-PORTの存在を教えていただき、現場での作業が圧倒的に楽になりそうだったので「ぜひ！」ということで、2022年9月に導入させていただきました。

実際にUNI-PORTを導入した効果を教えてください。

元々、UNI-PORTを導入するまでの半年間は、自分たちで手入力で行政報告（gBizIDでの申請）を行ったり、保管が必要な書類や、現場に設置必須の看板はExcel等で作成をしていたので、とにかく「自分たちでやっていた時と比べて、行政報告・入力作業・看板と書類作成、全ての作業が断然楽になった」というのが一番の効果だと思います。

自社運用での対応とUNI-PORTを利用しての対応、どちらも経験している分、差は歴然です。

また、UNI-PORTに表示される項目に従って入力さえすれば自動で各種書類や看板がPDF化されて出てくるので、わざわざExcelを使わなくても法令に対応した書面類が出来上がるのもとても楽になったポイントです。

弊社での導入効果を受け、現在では近鉄不動産グループでもUNI-PORTの社内展開準備を進めています。

今後の課題や展望があれば、教えてください。

現場にとって、さらにより良い運用フローの構築に力を入れていこうと考えています。

一つは、UNI-PORTのスマートフォン利用を広める事です。UNI-PORTは現場で写真撮影をして登録まで完了させることが出来るので、わざわざ現場で撮った写真を、事務所に戻ってからPCにアップロードしてUNI-PORTに登録し直す、という作業が不要になります。

もう一つは、基幹システムとの連携です。現在、当社の基幹システムへ入力する内容とUNI-PORTに入力する内容に被りがあり、入力作業が実質”二度手間”となっている部分があります。

作業効率化や情報統一化のためにも”社内でシステムを複数利用する”というのは、現代では避けて通れない事だと思いますので、「基幹システムとUNI-PORTをどのように連携させるか？」というフロー構築が必須です。

この辺りもUNI-PORTさんにアドバイスをいただきながら、構築を進めていければと考えております。

現場にとってよりよい運用フロー構築が今後の課題ではありますが、「UNI-PORTを利用してアスベスト（石綿）業務管理を行う」という前提があるため、自社で0から対応を行っていた時と比べて、はるかにフロー構築は楽になると考えています。

導入から1年ほど経ちますが、UNI-PORTを開くたびに新しい項目が追加され、日々バージョンアップされているのを実感しておりますので、これからますます便利に活用して参ります。

ありがとうございました。